קראו, התייעצו ולמדו
לאורך כל חיינו, כאשר אנו מתחילים לעסוק בדבר חדש אנחנו פונים למקורות שונים לקבל מידע ועזרה, ככל שנקרא יותר, נשאל יותר ונחקור יותר כך הדרך אל המקצועיות תעשה קלה יותר ומהירה יותר. ללא חקירת ואיסוף מידע אודות הנושא בו אנחנו מתחילים לעסוק הדרך אל ההצלחה תהייה קשה יותר ובעלת טעויות, לפעמים אלו יהיו טעויות קריטיות ולפעמים טעויות חשובות ללמידה. לכן כאשר אנחנו נכנסים לעולם חדש לנו עלינו לראות האם מותר לנו טעויות ומהם ללמוד או שעלינו להיות הכי מקצועיים והכי דייקנים.
עולם האירועים משתייך לעולם הדייקנות, עולם שככל שנטעה פחות ככה האירוע יהיה מרשים יותר. בהפקת אירוע אין לנו מקום ללמוד מטעיות עלינו ללמוד טרם הטעות וזאת מהסיבה הפשוטה שאירועים רבים בחיינו יחזרו על עצמם פעם אחת בלבד ולכן עלינו להוציא את המיטב מהאירוע. מה לעשות אם אין לכם ניסיון בהפקות אירועים? איך תמנעו ככל האפשר מטעויות? בדרך הפשוטה ביותר, תעזרו באנשים עם ניסיון בתחום: חברים, משפחה, בעלי מקצוע ועוד. היום הפקת אירועים הפכה לתהליך פשוט וקל יותר, כל המידע באינטרנט חשוף לכם, דבר המאפשר לכם ללמוד ממאות אנשים. החלו לקרוא וללמוד מניסיון אחרים, אל תתעצלו, הדבר יקל עליכם בבחירת החלטות נכונות בהמשך התהליך.
שלד האירוע, הוא התכנון העקרי
תכננו בקפידה שלד האירוע כלומר, את הדברים העיקריים והחשובים ביותר להפקת האירוע.
להלן שלד האירוע:
רשימת מוזמנים וקביעת סדר גודל לאירוע. הכינו רשימת מוזמנים מסודרת, וודאו שלא שחכתם אנשים ומשפחות חשובות. את סדר גודל האירוע נהוג לחשב כ85% מרשימת המוזמנים כלומר, יש להחסיר 15% מהרשימה המלאה.
קביעת תקציב להפקת האירוע. חשבו היטב מה הוא הסכום שאתו אתם מפיקים את האירוע. אל תגזימו יותר מידי, חריגה מהיכולות שלכם עלולה לפגוע בכם לאחר האירוע. ולכן צריך לקחת את הנושא ברצינות, הצלחת האירוע היא דבר חשוב מאוד אך אל תשכחו את החיים שיום לאחר האירוע.
מיקום\לוקיישין. בחרו מיקום לקיום האירוע, בחרו אולם אירועים או כל מקום אשר מתאים לאופי האירוע שלכם, התחשבו בגודל האירוע, תדאגו למקום מספיק גדול בשביל כמות האורחים שלכם, צפיפות אינה דבר אשר יתרום לאירוע שלכם, להפך. לעומת זאת אל תקיימו את האירוע שלכם במקום גדול מידי, תחושת ריקנות גם איננה תתרום לאירוע. חפשו מקום המותאם לגודל האירוע, שלא יהיה צפוף אך גם לא יהיה ריק. כאשר בוחרים במקום לקיום האירוע יש לשים לב שהוא נוח ונגיש להגעה לאורחים, אל תהפכו את ההגעה לאירוע שלכם למועקה, הקלו על האורחים ובחרו מקום אסטרטגי.
קייטרינג. הקפידו על אוכל טעים המתאים לאוכלוסייה המוזמנת לאירוע, התחשבו בדתיים, צמחוניים, שומרי מצוות וכד', הקפידו על מאכלים לאורך כל האירוע שהם יוכלו לאכול. לדוגמה, הקפידו שיהיה גם קינוחי פרווה על מנת שגם שומרי בשר חלב יאכלו ליהנות מקינוחים טעימים.
מוזיקה. הדריכו את התקליטן\ Dj לסוג המוזיקה שתנוגן באירוע, התאימו את סוג המוזיקה לאופי האירוע. הקפידו על שילוב סוגי מוזיקה שונים. עניין המוזיקה וההגברה הנו עניין חשוב שתורם מהותית לאווירה הטובה באירוע.
אטרקציות ייחודיות. חשבו כיצד אתם מביאים ייחודיות לאירוע שלכם. חשבו על אטרקציות מיוחדות וייחודיות שלא רואים בכל אירוע, לדוגמה מחזיקי מפתחות עם תמונות של החוגגים שיחולקו במהלך האירוע.
לאטרקציה זו משמעות מיוחדת ומרגשת, מחזיקי מפתחות משמשים אותנו לקישוט צרור המפתחות החשוב בחיים שלנו הכולל: מפתחות לבית, לעבודה, לרכב ועוד. בעזרת מחזיקי המפתחות שיחולקו באירוע שלכם תוכלו לקשט את המפתחות החשובים של האורחים שלכם, זוהי דרך מקורית ומרגשת להוקיר תודה. על גבי מחזיקי המפתחות ניתן להדפיס כיתוב לבחירה. חשוב להדגיש שכל אורח מקבל מחזיק מפתחות עם התמונה שלו ושל האנשים הקרובים לו מהאירוע שלכם, ולכן עוצמת המזכרת גדולה. בנוסף לכך מחזיקי המפתחות מלווים את האורחים לאורח כל היום, דרך נפלאה להזכיר לכולם את האירוע המרגש שלכם.
זוהי רק דוגמה אחת למזכרת מיוחדת ומשדרגת, יש לשים לב שלא חורגים מהתקציב ולכן יש לבחור באטרקציות מרגשות אך גם אטרקטיביות מבחינה כספית.
סידור שולחנות. כאשר מסדרים את השולחנות יש להתחשב בקרבת האורחים ולנסות להושיב אנשים בעלי קירבה כמה שיותר קרוב אחד לשני. תחושת החוויה באירוע שלכם תגדל אצל האורחים כאשר הם יהיו בקרבת אנשים מוכרים ואהובים.
אלבומים, קליפים מרגשים וטקס. הפיקו קליפים, אלבומים וטקס לכבוד האירוע. הזכירו לאורחים לכבוד מה ההתכנסות. אל תשכחו את הסיבה להתכנסות, אטרקציות, ריקודים ומוזיקה הם דברים חשובים להצלחת האירוע אך לאירוע יש גם מטרה.
צילום ותיעוד האירוע. הביאו צלמים שיתעדו את האירוע שלכם, הקפידו על צלמים מקצועיים בעלי ניסיון. את תוצאות הצילומים לא תראו במהלך האירוע אך זוהי אחת המזכרות הבולטות שיישארו מהאירוע למשך כל החיים.
לוח זמנים. הכינו לוח זמנים מתוכנן היטב, רשמו בכל רגע מה הולך להיות באירוע. הדבר יעשה לך סדר בראש ויאפשר לכם לראות את כל הפעילויות שמתוכננות לאירוע. בחנו את לוח הזמנים וראו האם חסרים פעילויות\תכנים לאירוע.
קבלת פנים. חוגגים רבים אינם משקיעים בקבלת הפנים מתוך מחשבה שאינה חשובה. אם גם אתם חושבים ככה, תנו לי לתקן אתכם. קבל פנים הנה הרושם הראשוני של האירוע, רושם ראשוני מתקבל פעם אחת ולכן אל תזניחו את קבלת הפנים. החלו בבניית האווירה הטובה כבר מרגע הכניסה. עשו זאת ע"י אוכל טוב, מוזיקה נעימה ועוד.
בר כהן מכנכ"ל חברת פלא קט
